El proyecto se inició en octubre de 2025 con una fase de investigación para comprender la experiencia de las personas solicitantes de autorizaciones patrimoniales. Se identificaron dificultades para acceder a orientación clara antes de iniciar el trámite, problemas de usabilidad de los canales digitales y escasa visibilidad del estado de las solicitudes y los tiempos de respuesta. Estas brechas generaban incertidumbre para las personas, además de correcciones, consultas y reprocesos que aumentaban los tiempos de gestión y la carga operativa de los equipos.

A partir de estos hallazgos, se definió el desafío de entregar información y orientación clara, simple y oportuna para que las personas comprendieran cómo iniciar el trámite y qué antecedentes presentar. El diseño se centró en prevenir el ingreso de solicitudes con errores o incompletas y facilitar su seguimiento, sin aumentar la carga operativa de la Secretaría Técnica del Consejo de Monumentos Nacionales.

Durante la fase de diseño se realizaron sesiones de co-creación con funcionarios y funcionarias del nivel central y de regiones. Las propuestas fueron testeadas con personas usuarias en dos ciclos iterativos, permitiendo ajustar su comprensión, utilidad y valor percibido. Este trabajo se concretó en tres componentes: una ficha informativa del trámite, mejoras al formulario de solicitud y un sistema de seguimiento con información sobre el estado y avance del proceso. Para prevenir errores, se propuso incorporar inteligencia artificial como apoyo a la revisión de admisibilidad, mediante la lectura de documentos, la verificación de su correspondencia con los antecedentes requeridos y la generación de alertas antes del envío.

El proyecto llegó hasta la formulación del plan de pilotaje, enfocado en el trámite de autorización para prospección y/o excavación arqueológica. El plan contempló 27 semanas de preparación, desarrollo, despliegue, operación y evaluación, con una meta de 30 solicitudes ingresadas por el portal y acompañadas durante su ciclo completo, desde el ingreso hasta el despacho. La propuesta consideró probar los tres componentes de manera gradual, revisando y ajustando el modelo de operación, fortaleciendo el modelo de atención y brindando soporte durante la operación del piloto.

Para evaluar los resultados, se definieron indicadores de calidad del ingreso, correcciones y reprocesos, tiempos de tramitación, consultas de seguimiento y satisfacción usuaria y funcionaria, tomando como referencia una línea base de mayo de 2025 a abril de 2026. Con ello, se dejó una propuesta de pilotaje orientada a generar evidencia para ajustar las soluciones y evaluar su posterior escalamiento a otros trámites de la institución.