1. Recopilar información sobre cómo se ejecuta actualmente el proceso, incluyendo normativa, procedimientos, instructivos y flujos operativos. Esta información puede ser entregada por quienes participan directamente en su ejecución. Define desde el inicio quiénes aportarán estos antecedentes y asegúrate de que representen distintas áreas o niveles involucrados en el proceso.

2. Identificar las definiciones estratégicas y procesos que se desean analizar en profundidad, considerando su relevancia para la solución o proyecto en desarrollo. Si estos procesos no están formalmente definidos, o no existen, será necesario precisarlos. 

3. Convocar a los equipos, personas responsables o representantes de ejecutar los procesos.

La Matriz SIPOC toma su nombre de las iniciales de sus componentes en inglés, siguiendo el orden de las columnas que definen esta Herramienta: 

• (S)Proveedores (Suppliers), 
• (I)Entrada (Imput), 
• (P)Procesos (Process), 
• (O)Salidas (Outputs) y 
• (C)Clientes/Usuarios (Customers).

4. Iniciar el ejercicio completando la columna central (Proceso), describiendo de forma general las etapas principales o pasos que lo componen (registra un paso por cada fila), desde su inicio hasta la entrega del resultado. Por ejemplo: recepción, revisión, validación, respuesta.

5. Una vez definido el proceso, completa el resto de las columnas siguiendo este orden:

• Entradas: identificar los insumos necesarios para ejecutar el proceso. Ej: formularios, solicitudes.
• Salidas: describir los resultados o productos que genera el proceso. Ej: certificado, pago.
• Proveedores: señalar quién (es) suministran las entradas. Ej: personas usuarias, áreas interna
• Usuarios: definir quiénes utilizan las salidas generadas. Ej: personas usuarias, otras instituciones.

6. Validar la matriz SIPOC con el equipo directivo, al menos la columna de procesos y resultados esperados. Esto permitirá verificar si las expectativas de la dirección están alineadas con los equipos operativos u ejecutores.

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